1. 구글 스프레드시트 공유 기본 단계
- 공유하려는 구글 스프레드시트 파일을 엽니다.
- 화면 우측 상단에 있는 파란색 [공유] 버튼을 클릭합니다.
- 공유 팝업창이 뜨면 두 가지 방식(특정 사람 지정 / 링크 생성) 중 원하는 방식으로 공유를 진행할 수 있습니다.
2. 상황별 링크 권한 설정하는 법
공유 팝업창 중간에 있는 ‘일반 액세스’ 항목을 통해 보안과 편의성을 조절할 수 있습니다. 기본값은 ‘제한됨’으로 되어 있습니다.
방법 A: 특정 사람에게만 안전하게 공유하기 (보안 우수)
이메일 주소를 아는 지인이나 팀원에게만 문서를 공개하고 싶을 때 사용합니다. 구글 계정이 있는 사람만 접속할 수 있습니다.
- 공유 창 상단의 ‘사용자 및 그룹 추가’ 칸에 상대방의 이메일 주소를 입력합니다.
- 오른쪽에 있는 권한 버튼을 눌러 [뷰어 / 댓글 작성자 / 편집자] 중 하나를 선택합니다.
- 원할 경우 메시지를 작성한 뒤 [전송]을 누릅니다. 상대방은 이메일로 초대장을 받게 됩니다.
방법 B: 링크가 있는 누구나 접속하게 하기 (편의성 우수)
불특정 다수에게 설문지를 배포하거나, 구글 계정이 없는 사람에게도 빠르게 문서를 보여주어야 할 때 사용합니다.
- 일반 액세스 아래의 [제한됨]이라고 적힌 파란색 글씨를 클릭합니다.
- 메뉴를 [링크가 있는 모든 사용자]로 변경합니다.
- 오른쪽에 새로 생기는 권한 메뉴(기본값은 뷰어)를 눌러 적절한 권한을 지정합니다 (아래 3번 항목 참조).
- 좌측 하단의 [링크 복사]를 누른 뒤, 카카오톡이나 이메일, 문자 등으로 링크를 전달하면 됩니다.
3. 핵심: 3가지 권한 레벨 이해하기
링크를 받는 상대방이 문서에 어떤 행동을 할 수 있는지 결정하는 가장 중요한 설정입니다.
- 뷰어 (Viewer): 상대방은 문서를 읽고 볼 수만 있습니다. 내용을 수정하거나 지울 수 없으므로, 원본 데이터를 보호하면서 정보를 공유해야 할 때 선택합니다.
- 댓글 작성자 (Commenter): 문서 내용을 직접 수정할 수는 없지만, 특정 셀에 마우스 우클릭을 하여 의견(댓글)을 남길 수 있습니다. 피드백을 주고받는 검토 단계에서 유용합니다.
- 편집자 (Editor): 나를 포함한 공동 작업자와 똑같은 권한을 가집니다. 내용을 수정, 삭제하고 함수를 입력할 수 있습니다. 동시 협업을 할 때만 신중하게 부여해야 합니다.